همانطور که میدانیم دو نوع سند معمول هست که عبارتند از : اسناد عادی و اسناد رسمی. سند از جمله مهم‌ترین ادله اثبات دعوی در امور مدنی محسوب می‌شود. مطابق ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. در ادامه این نوشتار میخواهیم به اعتبار اسناد عادی و مقایسه این اسناد با اسناد رسمی و در ادامه به بررسی اعتبار کپی سند عادی و سند رسمی بپردازیم.اما قبل از آن مختصری درباره انواع اسناد برایتان شرح می دهیم.
در تعریف انواع سند گفته می شود که معمولا آن نوشته ای است که طرفین با استفاده و با استناد گفته های خویش به آن ادعای خود را در دادگاه ثابت می کنند. نوشته یا سند اهمیت بسیاری در اثبات ادعاها یا دفاع در مقابل ادعا دارد به گونه ای که باعث اثبات ادعا یا خنثی کردن ادعای دیگر می شود. این اهمیت در جنبه های حقوقی زندگی مردم نمایان می شود در قرآن هم در سوره بقره تاکید بسیاری بر نوشتن و کتبی کردن معاملات و دیون دارد. در ذیل اعتبار اسناد عادی و رسمی و اعتبار کپی سند عادی را بررسی می کنیم.
اسناد عادی نقطه مقابل اسناد رسمی
سند عادی و رسمی از نظر میزان اعتبار در قانون مورد توجه قرار گرفته‌اند. اعتبار در ماده ۱۲۸۸ قانون مدنی، هم برای اسناد عادی تصریح شده و هم اسناد رسمی را شامل می‌شود. مشروط بر آن‌که مخالف قوانین نباشند.
اسناد رسمی را مامورین صلاحیت دار دولتی مانند مامورین ثبت در مورد اسناد ملکی تنظیم می‌نمایند. بنابراین از استحکام و پشتوانه صد درصدی قانون برخوردارند. با این وجود، قانون برای اسنادی که بوسیله افراد و بدون مداخله رسمی مامورین دولتی تنظیم می شود، ارزش و اعتبار قائل است.
اسناد عادی اسنادی هستند که در ماهیت نقطه مقابل اسناد رسمی قرار می گیرند از این جهت که اسناد رسمی توسط مامور دولت در حدود وظیفه خود نگارش می شود و به امضای طرفین می رسد اما اسناد عادی اینگونه نیستند و توسط خود طرفین نگارش و به امضا می رسد بدیهی است که اعتبار و استحکام اسناد رسمی بیشتر از اسناد عادی است.
شرایط رسمی بودن یا عادی بودن یک سند
در اینجا باید یادآور شد که اگر به جمعا چند شرط باهم فراهم بشود می توان گفت این سند یک سند رسمی است پس راه شناخت سند رسمی داشتن این شروط است:
- سند توسط مامور رسمی تنظیم شود.
- مامور دارای صلاحیت تنظیم باشد.
- آن بند با رعایت قانون نوشته شده باشد.
حال که سند رسمی را شناخت برای شناخت سند عادی اگر تنها و تنها یکی از شرایط فوق وجود نداشته باشد سند عادی است.
اعتبار اسناد عادی چقدر است؟
همانطور که در فوق گفتیم سند عادی از استحکام و اعتبار کمتری نسبت به سند رسمی برخوردار است.
برای مثال تاریخ سند عادی فقط بین طرفین عقد قابل استناد است نه در مقابل ثالث اما تاریخ سند رسمی حتی در مقابل ثالث هم قابل استناد است موردی را تصور کنید که آقای الف، اتومبیل خود را با سند رسمی امروز به آقای ب می فروشد حال آقای ج با در دست داشتن سند عادی مربوط به یک ماه قبل ادعای خرید ماشین و مالکیت آن را می کند در اینجا باید گفت تاریخ سند رسمی اگرچه بعد از سند عادی است اما در مقابل ثالث هم قابل استناد است و ثالث به صرف سند عادی نمی تواند ادعای خود را ثابت کند.
از دیگر موارد اعتبار اسناد عادی در دادگاه ها این است که اگر کسی با سند عادی ادعای طلبکار بودن از کسی را کند؛ خوانده این دعوا می تواند به اصطلاح حقوقی نسبت به آن سند انکار و تردید کند یعنی برای مثال بگوید این امضای من نیست یا اصلا من اینگونه سندی را امضا نکرده ام در صورتی که اظهار انکار و تردید بشود نسبت به سند عادی این خواهان یا کسی که به سند استناد می کند باید درستی و صحت سند را ثابت کند.
اما در اسناد رسمی برخلاف اسناد عادی فرد نمی تواند امضای خود را انکار کند و تنها راه مانع گذاشتن برای سند رسمی این است که نسبت به آن ادعای جعل شود یعنی گفته شود این سند جعل شده است بر علیه من و کسی هم که ادعای جعل می کند باید آن را ثابت کند در غیر این صورت سند صحیح تلقی می شود و اثرات خود را خواهد داشت.
امکان سنجی اعتبار اسناد عادی به مانند اسناد رسمی
در این موارد می توان گفت سند عادی اعتبار سند رسمی را دارد البته در مقابل همان فردی که سند علیه او اقامه شده نه دیگر اشخاص. این موارد عبارتند از:
۱ – آن فردی که سند عادی علیه او اقامه شده است تایید کند که این سند صحیح است و خدشه ای به آن وارد نیست از این لحظه به بعد آن سند عادی فقط و فقط در مقابل همان شخص اعتبار سند رسمی را دارد یعنی دیگر نمی تواند امضای خود را انکار کند یا به اصطلاح حقوقی اظهار انکار و تردید کند زیرا در اسناد رسمی انکار و تردید شنیده نمی شود.
۲ – در حالتی دیگر که سند عادی مانند سند رسمی معتبر قلمداد می شود موردی است که فردی که سند علیه او اقامه شده امضای خود را انکار کند ولی در دادگاه ثابت شود که خود همین فرد سند را امضا کرده است در اینجا بازهم این سند عادی در مقابل فقط همان فرد اعتبار سند رسمی را خواهد داشت.
اعتبار کپی سند عادی و کپی سند رسمی
امری که باید به آن دقت کرد این است که صرف کپی از یک سند را نمی توان قابل استناد دانست مگر آن که آن کپی یا رونوشت گواهی برابر اصل شده باشد. برای مثال فرض کنید سند یک شخص در دعوا سند رسمی است و اگر در دعوا طرف مقابل اون ارائه اصل سند را بخواهد؛ وی ملزم است اصل سند را ارائه دهد.
حال اگر کپی برابر اصل آن را تهیه کرده باشد به منزله همان سند رسمی است و نیازی به ارائه اصل آن نیست البته ناگفته نماند اگر طرف مقابل ادعای جعل کند در اینجا دیگر باید اصل سند را ارائه کند.
درباره سند عادی هم همین قواعد جاری است یعنی به صرف یک کپی یا رونوشت سند عادی نمی توان ادعایی را ثابت کرد مگر آن که فرد از قبل رونوشت برابر اصل آن را توسط مراجع صالح مثل دادگاه و یا ثبت اسناد گواهی کرده باشد در این صورت این سند به منزله اصل سند عادی است.
اسناد عادی اعتبار کمتری از اسناد رسمی دارند اما دارای اعتبار و ارزش قانونی است. بنابراین می‌توان گفت اعتبار سند دستنویس نیز قانونی می باشد.
نتیجه گیری
سند عادی در حدود خود قابلیت استناد دارد و اعتبار یک سند را به عنوان دلیل اثبات دعوا دارد اما نسبت به سند رسمی این اعتبار کمتر است و قابل خدشه. برای زمانی که ترس از بین رفتن سند را داریم در عین حال آن سند را برای اثبات امری لازم می دانیم باید آن را کمی برابر اصل کنیم تا بتواند اعتبار خود سند را داشته باشد حال چه سند رسمی باشد چه عادی. در خصوص کپی سند باید گفت در مواردی دارای اعتبار است که در این نوشتار به طور دقیقی بیان شده است.