حسابرسی بیمه تامین اجتماعی عبارت است از، رسیدگی به دفاتر و اسناد کارفرمایانی که دارای کد کارگاهی بوده و در سازمان تامین اجتماعی تشکیل پرونده داده باشند. در این نوشتار از مجله حقوقی دادمان به بررسی اهداف حسابرسی بیمه تامین اجتماعی و مرجع قانونی رسیدگی به حسابرسی سازمان تامین اجتماعی می پردازیم.
اهداف حسابرسی بیمه تامین اجتماعی
اطمینان از رعایت حقوق بیمه‌ای کارکنان توسط کارفرمایان
موضوع رعایت یا عدم رعایت حقوق بیمه‌ای با رسیدگی به اسناد و مدارکی همچون لیست بیمه تامین اجتماعی و گاهی اوقات لیست مالیات حقوق کارکنان کنترل می‌شود و کارفرما یا نماینده وی باید اسناد و مدارک درخواستی را در اختیار رسیدگی کننده قرار دهند. فردی که این رسیدگی را بر عهده می‌گیرد، میزان تطابق اطلاعات ارائه شده را با قوانین و مقررات تامین اجتماعی بررسی کرده و درستی یا نادرستی موارد را بررسی و گزارش می‌کند.
اطمینان از اجرای قانون تامین اجتماعی بابت قراردادها و حق الزحمه‌ها
بر اساس قانون تامین اجتماعی حق الزحمه پرداختی به افرادی غیر از بیمه شدگان شرکت (پرسنل) مشمول بیمه تامین اجتماعی است و کارگاه‌ها باید در زمان پرداخت این موضوع را در نظر بگیرند. رسیدگی کنندگان برای بررسی درستی یا نادرستی این موارد، قراردادها، پرداخت‌های کارمزد، فاکتورهای کارمزدی و صورتحساب‌های دارای کارمزد را بررسی میکنند.
حسابرسی بیمه تامین اجتماعی توسط چه سازمانی انجام می شود؟
حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به عهده موسسه حسابرسی تامین اجتماعی است. این موسسه در سال ۱۳۷۲ تاسیس شده است و وابسته به سازمان تامین اجتماعی است. در سایت سازمان تامین اجتماعی موضوع فعالیت موسسه به شرح زیر ذکر شده است:
تامین نیازهای اساسی سازمان تامین اجتماعی اعم از بخش‌ها و واحدهای تابعه در زمینه حسابرسی داخلی، بازرسی و ارائه خدمات مالی و مشاوره مدیریت وهچنین تدوین و تعمیم اصول و ضوابط حسابداری و حسابرسی مورد نیاز آن‌ها، شامل امور مالی و حسابداری امور مشاوره مالیاتی، مدیریت و بیمه‌ای، رسیدگی‌های ویژه، طراحی نظام‌های اطلاعاتی مدیریت، انجام مطالعات و تحقیقات در امور مالی، اقتصادی و سرمایه گذاری، انجام امور انحلال و تصفیه، نظارت بر شرکت‌ها، انجام حسابرسی در امور بیمه ای و غیره.
مرجع قانونی چیست؟
در ماده ۴۷ قانون تامین اجتماعی موضوع رسیدگی بیمه‌ای مطرح شده است. بر طبق این ماده کارفرمایان مکلف‌اند صورت مزد و حقوق و مزایاى بیمه شدگان همچنـین دفاتر و مدارک لازم را در موقع مراجعه بازرس سازمان، در اختیار او بگذارند. بازرسان سازمان مى‌توانند از تمام یا قسمتى از دفاتر و مدارک مذکور رونوشت یا عکس تهیه و براى کسب اطلاعات لازم به هریک از رؤسا و کارمنـدان و کـارگران کارگاه و مراجع ذی‌ربط مراجعه نمایند. بازرسان سازمان حـق دارنـد کارگـاه‌هـاى مشمول قانون را مورد بازرسى قرار دهند و داراى همان اختیارات و مسؤلیت‌هاى مذکور در مواد ۵۲ و ۵۳ قانون کار خواهند بود. نتیجه بازرسى حداکثر ظرف یک ۲ ماه از طرف سازمان به کارفرما اعلام خواهد شد.
بنابراین طبق قانون کلیه شرکت‌هایی که تحت پوشش تامین‌اجتماعی قرار دارند باید آمادگی حسابرسی توسط حسابرسان تامین‌اجتماعی را داشته باشند. برای این رسیدگی زمان خاصی وجود ندارد و بنا به تشخیص شعبه تامین‌اجتماعی و یا در موارد خاص مانند صدور مفاصاحساب بنا به تقاضای واحد بیمه‌پرداز انجام خواهد شد.
در واقع حسابرسی به کلیه اختلافات بین واحد بیمه‌پرداز و سازمان تامین‌اجتماعی تا مقطع زمانی که حسابرسی انجام‌شده، پایان می‌دهد. با انجام حسابرسی بیمه‌ای از سال مورد نظر و با پرداخت بدهی اعلام‌شده از بابت حسابرسی بیمه‌ای سال مربوطه، کلیه بدهی‌های برآوردی قبلی حذف شده و تا پایان سال، واحد بیمه‌پرداز فاقد بدهی به تامین‌اجتماعی خواهد بود.
اخیرا برخی به انجام حسابرسی از دفاتر قانونی و مقطع زمانی آن اعتراض میکنند که به نظر می‌رسد این اعتراض از نظر قانونی موجه نباشد. استناد این افراد به ماده ۳۹ قانون تامین‌اجتماعی است که مهلت بررسی فهرست‌های بیمه‌ای ارسالی از طرف کارفرما را ۶ ماه تعیین کرده است. استناد به این ماده در مورد بازرسی بیمه چندان قابل‌قبول نیست زیرا محتوای این ماده در مورد لیست‌های ارسالی کارفرما و فرصت داده‌شده به سازمان برای بررسی آن‌هاست و در آن محدودیتی در زمان و دوره انجام بازرسی و حسابرسی مقرر نکرده است.
معمولا قبل از انجام حسابرسی فرم‌های مخصوصی برای شرکت مربوطه ارسال می‌شود که در آن یکسری اطلاعات در رابطه با دفاتر قانونی و اظهارنامه‌های مالیاتی مورد سوال قرار می‌گیرد. پس از تکمیل فرم‌های مربوطه و ارسال آن به موسسه یا شعبه ذی‌ربط توسط شرکت، مراحل بعدی انجام می‌شود.
موسسات حسابرسی سازمان تامین‌اجتماعی پس از رسیدگی، مدارک مربوطه را در فرم‌های مخصوص وارد و به شعبه ذی‌ربط، که پرونده مطالباتی شرکت در آن رسیدگی می‌شود، ارسال میکنند و شعبه پس از دریافت گزارش اقدام به محاسبه و اعلام بدهی حق‌بیمه به شرکت می‌کند و در این حالت موسسات حقوقی به استناد مواد ۴۲ و ۴۳ قانون تامین‌اجتماعی حق اعتراض و ارائه مدارکی دال بر رد بخشی از بدهی اعلام‌شده در صورت عدم پذیرش مبلغ تعیین‌شده را دارند.
چنانچه بدهی اعلام‌شده به کارفرما به استناد گزارش بازرسی از دفاتر قانونی شرکت باشد کارفرما می‌تواند در صورت اعتراض به بدهی اعلام‌شده، قبل از طرح اعتراض در هیئت‌های بدوی و تشخیص مطالبات، یک نسخه از گزارش بازرسی از دفاتر قانونی را کتبا و به هزینه خود درخواست کند. بدهی حق‌بیمه ناشی از حسابرسی از تاریخ ابلاغ به کارفرما تا ۳۰ روز مشمول جریمه تاخیر نمی‌شود و پس از آن اعم از اینکه در مرحله برآورد باشد، یا قطعی ماهیانه ۲ درصد جریمه تاخیر پرداخت به آن تعلق می‌گیرد.
موارد مشمول و غیرمشمول کسر حق بیمه تامین اجتماعی
موارد مشمول و غیرمشمول کسر حق‌بیمه بابت حسابرسی از اسناد، مدارک و دفاتر قانونی موسسات و شرکت‌ها کدام‌اندبه شرح زیر است:
در حسابرسی دفاتر قانونی، کلیه وجوه نقدی که به افراد(کارکنان)پرداخت می‌شود و کلیه وجوه پرداختی به اشخاص حقیقی و حقوقی بابت اجرای قراردادهای پیمانکاری موضوع ماده ۳۸ قانون تامین‌اجتماعی، که مفاصا حساب از سازمان دریافت نشده باشد و وجوه پرداختی به افراد حقیقی بابت حق‌الزحمه، مشمول کسر حق‌بیمه است.
در حسابرسی بیمه ای، مدارک و اسناد چند سال مورد رسیدگی قرار می گیرند؟
در سال های گذشته دفاتر ده سال ماقبل کارگاه ها مورد رسیدگی قرار می گرفت و همین موضوع باعث ایجاد دردسر های زیادی برای کارفرمایان و کارگاه ها می شد تا این که طی بخشنامه جدید حسابرسی تامین اجتماعی ۲۴۴۰/۹۷/۱۰۰۰ مورخ ۰۵/۰۳/۱۳۹۷ که تصویر آن را در زیر مشاهده می کنید، مدت زمان حسابرسی بیمه تامین اجتماعی به آخرین دوره مالی کارگاه ها محدود شد. البته در این مورد استثناهایی وجود دارد که در متن بخشنامه ذکر شده است:
لازم به ذکر است که اخیرا نه به صورت قانونی و دستور اداری، بلکه با درخواست وزیر کار رفاه و تامین اجتماعی، سازمان تامین اجتماعی از حسابرسان خود خواسته است که صرفا مدارک یک سال قبل را بررسی و حسابرسی نمایند و عملا در موضوع مدارک تا ۱۰ سال قبل را ورود ننمایند. در مواردی با این موضوع روبرو می شویم که برخی از کارفرمایان اظهار می‌نمایند که فاقد دفاتر قانونی هستند و عملا به واسطه این بهانه از ارائه دفاتر قانونی و ارائه اسناد و مدارک حسابداری به حسابرسان تامین اجتماعی خود داری می‌نمایند.
شایان ذکر است که در چنین مواردی حسابرسان تامین اجتماعی با اتکا بر اظهارنامه مالیات بر عملکرد موضوع ماده ۱۱۰ قانون مالیات‌های مستقیم و بر اساس روش‌های اختصاصی خود حق بیمه اضافی را به استناد اظهارنامه مالیاتی محاسبه نموده و برای کارفرما اعلام بدهی می‌نمایند.
البته ممکن است این سوال پیش بیاید در صورتی‌که اظهارنامه مالیاتی ارسال نشده باشد و یا بدون ارقام ارسال شده باشد تکلیف چیست؟ طبیعی است چنین مواردی شرایط غیرطبیعی محسوب شده و برای آن پاسخ جامعی نمی توان ارائه داد. ولی بر اساس تجربه این موضوع ثابت شده است که ارائه دفاتر قانونی و اسناد و مدارک حسابداری خیلی بهتر از این می باشد که به هر دلیلی بخواهیم از این موضوع طفره برویم.
سایر دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی
پیرو بخشنامه جدید حسابرسی تامین اجتماعی، درآمد،(دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی) و در راستای سیاست‌های اصولی واعتمادسازی فی ما بین سازمان و کارفرمایان وتسهیل درپاسخگویی و استفاده بهینه از نیروی انسانی، بخش‌های اول (نحوه درخواست بازرسی از دفاتر قانونی)، دوم (اقدامات اولیه واحد بازرسی دفاتر قانونی). بند۳ بخش سوم (نحوه تشخیص حقوق، مزایا و مزد سایر هزینه‌های مشمول کسر حق بیمه)، بخش ششم اقدامات واحد درخواست کننده پس از دریافت گزارش بازرسی دفاتر قانونی) وبخش هفتم (سایر موارد) بخشنامه مذکور از تاریخ صدور این بخشنامه به شرح زیر اصلاح وجایگزین می گردد:
الف) اولویت‌بندی انجام بازرسی از دفاتر قانونی براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی
واحدهای اجرائی موظف‌اند طبق اولویت‌بندی زیر نسبت به درخواست واحدهای دفاتر قانونی در برنامه‌ریزی و انجام بازرسی رعایت نمایند:
اولویت اول: قرارهای صادره از هیأت‌های تشخیص مطالبات.
اولویت دوم: دستورات معاونت فنی و درآمد و اداره کل درآمد حق بیمه.
اولویت سوم: شرکت‌ها و مؤسسات متقاضی تصفیه و انحلال(به استثنای شرکت‌های پیمانکاری و مهندسی مشاور).
اولویت چهارم: پیمانکارانی که دارای کارگاه تولیدی، صنعتی و فنی می‌باشند و امور اجرائی پیمان در کارگاه آن‌ها انجام می‌گیرد، همچنین پیمانکاران قراردادهای طراحی و ساخت نرم‌افزار.
اولویت پنجم: کارگاههایی که دارای ۵۰ نفر کارگر به بالا هستند(به استثناء شرکت‌های پیمانکاری و مهندسین مشاور).
اولویت ششم: کارگاههایی که کمتر از ۵۰ نفر کارگر دارند و فاقد بازرسی کارگاهی هستند(به استثناء شرکت‌های پیمانکاری و مهندسین مشاور).
نکته: شعب مجاز به درخواست بازرسی از دفاتر قانونی اشخاص حقوقی که فعالیت آن‌ها پیمانکاری یا مهندسین مشاور می‌باشد و حق‌بیمه آن‌ها مطابق مواد ۳۸ و ۴۱ قانون و بخشنامه ۱۴ جدید درآمد دریافت و صادر می‌گردد، نخواهند بود.
ب) نحوه اقدام شعب جهت انجام بازرسی از دفاتر قانونی براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی
شعب موظف هستند که جهت بازرسی از دفاتر قانونی موسسات و اشخاص حقوقی باتوجه به اولویت های تعیین شده در بند”الف”به ترتیب زیر عمل نمایند:
در موارای که قرار از هیات‌های بدوی و تجدیدنظر تشخیص مطالبات مبنی بر انجام بازرسی از دفاتر قانونی شخص حقوقی صادر می گردد، شعبه می‌بایستی به محض دریافت قرار صادره، یک نسخه از آن را طی فرم شماره ۱ پیوست جهت انجام بازرسی از دفاتر قانونی کارفرما در سال یا سال‌های مالی مورد نظر هیات تشخیص مطالبات به واحد بازرسی دفاتر قانونی ارسال نمایند.
در مورد سایر کارگاههایی که طبق اولویت های تعیین شده در بند”الف”باید از دفاتر قانونی آن‌ها بازرسی شود به معاونت فنی و درآمد اجازه داده می‌شود نسبت به تغییر فرم‌های پیش بینی شده در بخشنامه ۱۱ جدید درآمد و یا طراحی و ابلاغ فرم‌های جدید در چارچوب قانونی و به منظور هماهنگ‌سازی وبهینه‌سازی عملیات اقدام نمایند.
ج) نحوه اقدام واحد بازرسی دفاتر قانونی بر اساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی
واحد بازرسی دفاتر قانونی(در تهران موسسه حسابرسی تامین اجتماعی و در استان‌هایی که نمایندگی موسسه مزبور در آن‌جا دایر شده باشد نمایندگی موسسه حسابرسی تامین اجتماعی استان مربوطه و در استان‌هایی که تاکنون نمایندگی موسسه دایر نشده است، اداره کل استان مربوطه)پس از دریافت درخواست بازرسی از شعب براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی باید اقدامات زیر را بعمل آورد؛
طبقه بندی درخواست‌های واصله باتوجه به اولویت بندی تعیین شده در بند”الف”و برنامه‌ریزی جهت انجام بازرسی از دفاتر قانونی آن‌ها با رعایت اولویت های تعیین شده.
صدور حکم انجام بازرسی با تعیین سرپرست کار طبق فرم شماره ۲ پیوست.
مراجعه سرپرست کار به اتفاق بازرسان به محل اقامت شخص حقوقی و انجام بازرسی از دفاتر قانونی طبق بخش سوم(نحوه رسیدگی به دفاتر و اسناد)بخشنامه ۱۱ جدید درآمد و اصلاحات بعمل آمده مندرج در این بخشنامه.
د) نحوه تشخیص حقوق، مزد و مزایا و سایر هزینه‌های مشمول حق بیمه براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی.
کلیه وجوه نقدی که به افراد(کارکنان)پرداخت می‌شود باستثنای وجوه پرداختی بابت؛
- بازخریدی ایام مرخصی
- کمک عائله‌مندی
- هزینه سفر و فوق العاده ماموریت
- حق همسر به کارکنان در موسسات مشمول قانون نظام هماهنگ پرداخت
- پاداش، پاداش افزایش تولید(آکورد، کارانه، بهره وری)پاداش نهضت سوادآموزی، عیدی و بن کارگری
- کمک هزینه مسکن و خواربار در ایام بیماری
- حق شیر و حق تضمین(کسر صندوق)
- خسارات اخراج و مزایای پایان کار(حق سنوات)
- حق الزحمه امام جماعت
- حق حضور در جلسات هیات مدیره
کلیه وجوه پرداختی به اشخاص حقیقی و حقوقی بابت اجرای قراردادهای پیمانکاری موضوع ماده ۳۸ قانون تامین اجتماعی که مفاصا حساب از سازمان دریافت نشده باشد و وجوه پرداختی به افراد حقیقی بابت حق الرحمه.
تذکر: وجوه پرداختی بابت:
- خرید انواع کالاها، مواد، اجناس، ماشین آلات، قطعات و…
- ساخت و تعمیرات انواع وسایل، ماشین آلات، قطعات و…
- طراحی، جاپ، تبلیغات و فیلمبرداری
- کرایه حمل و نقل، تاکسی، آژانس، لودر، گریدر، تراکتور، جرتقیل، سواری، اتوبوس، مینی بوس و…
- ترخیص کالا و هزینه‌های گمرکی
- حق الوکاله، هزینه‌های کارشناسی، وجوه پرداختی به وکلا و کار شناسان رسمی داگستری و ترخیص کاران رسمی گمرکی
به موسسات، شرکت‌ها، کارگاه‌ها و واحدهای صنفی، تولیدی، صنعتی و فنی و اشخاص حقیقی اعم از اینکه با انعقاد قرارداد و یا بدون انعقاد قرارداد باشد و همچنین مزد، حقوق و مزایا و حق‌الزحمه پرداختی به افرادی که طبق مداری ارائه شده از سوی کارفرما شاغل یا بازنشسته کشوری، لشگری، بانک‌ها و سایر دستگاه‌ها بوده و مشمول تامین اجتماعی نیستند، مشمول کسر حق بیمه نمی‌باشد.
ه) نیروی انسانی بازرسی دفاتر قانونی در اداره کل استان و شعب براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی.
۱- براساس دستورالعمل حسابرسی تامین اجتماعی، وظایف نظارتی بازرسی دفاتر قانونی در اداره کل استان به رئیس و کارشناس ارشد بازرسی کارگاه‌ها محول و عنوان سمت مذکور به رئیس و کارشناس ارشد بازرسی کارگاه‌ها و دفاتر قانونی اصلاح می گردد.
۲- یک ردیف کارشناس درجه یک و مسئول بازرسی دفاتر قانونی با حذف یکی از ردیف‌های تشکیلاتی غیرضرور شعبه در واحد درآمد هر شعبه ایجاد می‌گردد.
- اهم وظایف کارشناس مذکور به‌شرح زیر خواهد بود:
- تعیین کارگاههایی که طبق الویت بندی بند”الف”می‌بایستی از دفاتر قانونی آن‌ها بازرسی شود.
- ارسال پرسش‌نامه برای کارفرما.
- بررسی پرسش‌نامه تکمیل شده توسط کارفرما.
- درخواست انجام بازرسی از دفاتر قانونی کارفرما.
- دریافت و بررسی گزارش بازرسی‌های انجام شده توسط واحد بازرسی دفاتر قانونی.
- محاسبه بدهی طبق گزارش بازرسی دفاتر قانونی و اعلام به کارفرما و اقدامات قانونی بعدی جهت وصول مطالبات.
- محاسبه بدهی در مواردی‌که کارفرما فاقد دفاتر قانونی بوده و یا فرم موضوع بند ۲ قسمت(ب)این بخشنامه را تکمیل و ارسال ننموده است طبق مقررات و اعلام به کارفرما.
۳- در استان‌هایی که موسسه حسابرسی تامین اجتماعی در آن‌جا نمایندگی ندارد، با حذف ردیف یا ردیف‌های تشکیلاتی غیرضرور در استان(اداره کل یا شعب تابعه)، ردیف بازرس دفاتر قانونی مورد نیاز به تعداد ردیف‌های غیرضرور حذف شده ایجاد می‌گردد وظایف بازرسان دفاتر قانونی انجام بازرسی از دفاتر قانونی طبق این بخشنامه و بخشنامه ۱۱ جدید درآمد می‌باشد.