تفویض اختیار فرایند انتقال مسئولیت یک کار به شخصی دیگر است. به عنوان مدیر، می‌توانید مسئولیت‌های خود را به هر یک از کارمندان خود منتقل کنید. سپس آن کارمند می‌تواند تصمیم بگیرد که در صورت لزوم برخی از این مسئولیت‌ها را در به اعضای تیم خود تفویض کند.
تفویض اختیار شامل تقسیم اختیار به زیردستان و بررسی کارایی آنها از طریق پاسخگویی نسبت به کارهایشان است. در یک سازمان، مدیر چندین مسئولیت و کار دارد. بنابراین، برای کاهش بار مسئولیت‌های او، اختیارات خاصی به کارمندان سطوح پایین‌تر داده می‌شود تا کار را به نیابت از طرف مدیر انجام دهد.
ویژگی‌های تفویض اختیار
تفویض اختیار به معنای دادن اختیار به زیردستان است تا مستقل اما در حدود تعیین شده توسط مافوق عمل کند. همچنین در انجام این مسئولیت‌ها باید از مفاد سیاست، قوانین و مقررات سازمانی پیروی کند.
در شرایط تفویض اختیار، مدیر اختیار خود را کاملاً تسلیم نمی‌کند، بلکه فقط مسئولیت خاصی را به زیردستان واگذار می‌کند.
تفویض اختیار به معنای این نیست که مدیر از اختیارات خود کاملا دست بکشد. او تنها مقداری از اختیاراتش را بر اساس ضرورت انجام کار به کارمندان منتقل می‌کند.
اختیارات پس از تفویض بسته به شرایط، می‌توانند بیشتر شوند و یا توسط مدیر سازمان گرفته شوند.
مدیر نمی‌تواند اختیاراتی را که خودش در اختیار ندارد تفویض کند. همچنین، او نمی‌تواند اختیارات کامل خود را به یک زیردست تفویض کند.
ارکان تفویض اختیار
تفویض اختیار در سازمان سه رکن اصلی دارد: اختیار، مسئولیت، پاسخ گویی
۱) اختیار
در چارچوب سازمانی، اختیار حق و قدرت یک فرد در تخصیص کارآمد منابع، تصمیم‌گیری و دادن دستورالعمل برای دستیابی به اهداف سازمانی است. بین اختیار و مسئولیت یک رابطه وابسته وجود دارد، به همین دلیل برای موفق بودن انجام وظایف، همیشه باید مسئولیت با اختیار همراه باشد. البته مسئولیت نهایی همیشه بر عهده شخصی است که بیشترین اختیار را دارد.
مدیر برای انجام مسئولیت ها، اختیارات خاصی به منابع انسانی تفویض می‌کند تا آنها قادر به تصمیم‌گیری مستقل و انجام کارآمد آن تصمیم‌ها باشد. البته میزان این اختیار باید برابر با مسئولیت باشد، این بدان معناست که سطح مشخصی از اختیارات تفویض می‌شود که برای تکمیل مسئولیت کافی است.
۲) مسئولیت
مسئولیت به دامنه وظیفه و اختیار فرد برای انجام وظیفه‌ای که به وی محول شده است، اشاره دارد. مدیر مسئولیت خاصی را برای اتمام کارهای خاص به کارمند تفویض می‌کند و آن شخص باید تمام توانایی‌های خود را به کار گیرد تا کار را به طور کارآمد انجام دهد. لازم است تا مسئولیت با میزان اختیار فرد مطابقت داشته باشد. مسئولیت بدون اختیار کافی موجب نارضایتی و بازدهی کم می‌شود. درست است که مدیر منابع انسانی و رهبر در نهایت نسبت به عملکرد کلی پاسخگو است، اما مسئولیت‌های مهمتر به عهده کارکنان است.
۳) پاسخگویی
تفویض اختیار بدون پاسخگویی مفهومی ندارد. پاسخگویی یعنی بررسی اینکه آیا کارکنان مسئولیت‌های خود را به روشی مورد انتظار انجام می‌دهند یا خیر. پاسخگویی قابل تفویض نیست، به این معنی که در صورت عدم تکمیل وظیفه، تنها مدیر مسئول آن خواهد بود، نه زیردستان. پاسخگویی روندی رو به بالا دارد، یعنی کارمندان در مقابل مدیر و مدیر در برابر بالادست خود پاسخگو خواهند بود.
انواع تفویض اختیار
روش‌های مختلفی امکان تفویض اختیار مدیر عامل را به سایر کارمندان ممکن می‌کند. در ادامه هر نمونه تفویض اختیار را از مورد بررسی قرار خواهیم داد:
تفویض کامل
در این حالت حداقل دخالت مدیران و رهبران وجود دارد و به اعضای تیم حداکثر اختیارات داده می‌شود. مثلا شما به عنوان مدیر منابع انسانی یک سازمان هر سه ماه یک بار نظرسنجی از کارمندان انجام می‌دهید. برای نظرسنجی از سوالاتی استاندارد استفاده می‌کنید و پروتکل خاصی را برای پخش نظرسنجی‌ها دارید. شما می‌توانید این کار را به طور کامل به اشخاص دیگر تفویض کنید. تنها کافی است شرح وظایف و اهداف را از قبل مشخص کنید.
تفویض اختیار نیمه
تصور کنید که تیم‌های بازاریابی و فروش در راستای یک هدف واحد کار می‌کنند. شما می‌توانید همه کارهای مربوط به بازاریابی را به تیم بازاریابی و همه اهداف مربوط به فروش را به تیم فروش بسپارید. آنها با هم همکاری می‌کنند اما تنها در مورد اهداف مربوطه به خود پاسخگو خواهند بود. کافی است شما بر عملکرد آنها نظارت کنید.
یا فرض کنید می‌خواهید کارمندان جدید استخدام کنید. می‌توانید وظیفه اولیه جستجوی رزومه‌ها را به اعضای تیم خود واگذار کنید. ولی تصمیم‌گیری نهایی با خودتان است.
تفویض اختیار خارجی
تفویض اختیار خارجی در مواردی که با سازمان‌ها و موسسه‌های دیگری همکاری می‌کنید مفید خواهد بود. به عنوان مثال، اگر با یک آژانس خارجی کار می‌کنید، می‌توانید از بین کارکنان خود مذاکره کنندگانی برای توسعه ارتباط و آشنایی با استراتژی آن آژانس ارسال کنید. هنگامی که درباره استراتژی جدید کسب و کار جزئیات لازم را دریافت کردید، می‌توانید تصمیم نهایی را بگیرید؛ بدون اینکه ساعت‌ها در رفت و آمد یا مذاکره باشید.
تفویض اختیار خلاقیت
پروژه‌هایی که نیاز به نوآوری دارند بهتر است تفویض شوند چون وقتی افراد بیشتری با آن مساله درگیر باشند احتمال ارائه ایده‌های منحصر به فرد بیشتر است.
تفویض اختیار تصمیم‌گیری
به عنوان مدیر می‌توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم‌گیری خاص را بدهید تا بتوانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید. به عنوان مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می‌توانید اختیارات خود را به دستیار مدیر بازاریابی اختصاص دهید تا در صورت لزوم کارمندانی را برای بخش استخدام کنید.
اصول و مراحل تفویض اختیار
برای تفویض اختیار موفق از مراحل زیر استفاده کنید:
۱. تعیین وظایف
ابتدا کارمندانی را که وظیفه به آنها محول می‌شود انتخاب خواهند شد. قبل از تفویض اختیار، مدیر باید درباره وظایفی که می‌خواهد کارکنانش انجام دهند تصمیم بگیرد و آنها را لیست کند. سپس آنها را شرح داده و بر حسب نقش شغلی به افراد مدنظر تفویض کند.
۲. انتقال اختیار
در این مرحله، اختیار کافی به زیردستان داده می‌شود. البته در حدی که برای انجام وظیفه‌ای محول شده ضروری است. لازم است تا انتظارات خود را با جزئیات بیان و مهلت انجام وظایف را تعیین کنید.
۳. پذیرش تکلیف
در این مرحله، کارمند وظایفی را که از طرف مدیر وی محول شده است یا می‌پذیرد یا رد می‌کند. اگر از پذیرفتن وظیفه و اختیار انجام آن امتناع ورزد، در این صورت مدیر به دنبال شخص دیگری می‌رود.
۴. پاسخگویی
پس از پذیرش تکلیف توسط کارمند، وی مسئولیت تکمیل وظیفه را عهده دار می‌شود و نسبت به عملکرد خود در برابر مافوق مسئول است.
۵. بررسی عملکرد
برای نظارت بر پیشرفت هر کار واگذار شده، به طور دوره‌ای عملکرد‌ها بررسی می‌شوند تا در صورت نیاز تغییر یا اصلاحی در روند انجام کار صورت گیرد. کیفیت کار هم مورد بررسی قرار می‌گیرد و بازخورد مثبت و منفی توسط مدیر ارائه می‌شود. این بازخوردها باید سازنده باشد تا به کارکنان در بهبود کار و رشد مهارت هایشان کمک کند.
بنابراین روند تفویض اختیار با وظایفی که به کارکنان محول می‌شود آغاز می‌شود و زمانی پایان می‌یابد که آنها عملیات را طبق آنچه خواسته شده انجام دهند.
مزایای تفویض اختیار
هدف از تفویض اختیار در سازمان، اطمینان از این است که آن سازمان یا اداره بتواند بهترین عملکرد و بازده کاری را داشته باشد. البته این نتایج در صورتی حاصل می‌شود که انتقال اختیارات به روش درست و عاقلانه انجام شود و کسانی که اختیارات به آنها منتقل شده است، کار را به درستی انجام دهند.
با انتقال اختیار مدیر به کارمندان نتایج مثبت فراوانی به دست می‌آید. از جمله:
بهره‌وری بیشتر
وقتی بخشی از مسئولیت و کار به اشخاص دیگری تفویض می‌شود، کار سریعتر به پایان می‌رسد. زیرا کارها در بین گروهی از افراد پخش شده و دیگر لازم نیست تنها یک فرد تمام مراحل را انجام می‌دهد.
تداوم در انجام کار
اگر مشغول چند کار مختلف به طور همزمان هستنید یا به هر دلیل غیب داشید، سایر کارمندان می‌تواند وظایف شما را انجام دهند. در این شرایط توقفی در روند انجام کار اتفاق نمی‌افتد.
توانمند سازی کارمندان
وقتی به عنوان مدیر یا سرپرست وظایف خود را به اعضای تیم واگذار می‌کنید، آنها فرصتی پیدا می‌کنند تا مهارت‌های خود را بهبود بخشند و توانایی‌های خود را در یک زمینه خاص مانند مهارت‌های رهبری و بین فردی نشان دهند.
انگیزه کارمندان
با تفویض اختیار به کارمندان، آنها بیشتر مجاب می‌شوند که در انجام وظایف جدید به آنها اعتماد کرده‌اید و همین انگیزه بیشتری برای انجام کار به آنها می‌دهد. آنها تشویق می‌شوند و به طور کامل از پتانسیل خود استفاده می‌کنند.
فرصت‌های رشد شغلی
تفویض وظایف به کارمندان سطح پایین، تجربه و مهارت‌های لازم برای ارتقا و رشد شغلی منابع انسانی در سازمان فراهم می‌کند.
چرا بعضی از مدیران مخالف تفویض اختیار هستند؟
با وجود فواید و مزایای تفویض اختیار، مدیرانی هستند که در برابر این امر مقاومت می‌کنند. آنها دلایل خاصی دارند از جمله:
کمال‌گرایی
بعضی از رهبرانی که از تفویض اختیار می‌ترسند و نگران این هستند که بدون دخالت مستقیم آنها کار آسیب ببیند و این امر تأثیر منفی بر سوابق و اعتبار آنها بگذارد.حتی گاهی مدیران معتقدند که کار در دست کارمندان کندتر یا کم اثر انجام خواهد شد.
عدم اعتماد
وقتی به عنوان مدیر در موقعیت پاسخگویی هستید، گاهی اعتماد به دیگران برای انجام کار دشوار است. این امر به ویژه هنگام تفویض اختیار به افراد جدید بیشتر صدق می‌کند.
نگرانی از دست دادن کنترل
انتقال اختیار انجام یک پروژه یا کار مهم به شخص دیگر کار آسان نیست. یادگیری عدم کنترل و تداخل در فرایند انجام کار توسط کارمندان، گاهی برای مدیر عامل سخت است.
مدیریت زمان
نمی توان انکار کرد که روند تفویض اختیار وقتگیر است و مدیر باید زمان کافی بگذارد تا فرد مناسب را انتخاب و آماده کند.
سوء تفاهم در مورد ماهیت تفویض اختیار
در مواردی این طرز فکر در کارکنان دیده می‌شود که تفویض اختیار نوعی کار اضافی برایشان است.
مشاوره منابع انسانی برای تفویض اختیار موثر
♦ به عنوان مدیر باید فکر از دست دادن کنترل را کنار بگذارید. تفکر خود را به چالش بکشید.
♦ آیا به نظرتان هر وظیفه‌ای پر خطر است و فقط شما می‌توانید آن را انجام دهید؟ اگر این طور نیست از دادن مسئولیت‌های کم شروع کنید و آرام پیش بروید.
♦ آیا افراد توانمندی در کارمندان شما وجود دارند که بتوانند به طور شایسته‌ای این وظایف را انجام دهند؟ در صورت وجود به آنها فرصت دهید. در غیر این صورت، باید انتظاراتتان یا روند استخدامی خود را دوباره ارزیابی کنید.
♦ آیا مشکل ترس و عدم اطمینان است؟ اگر چنین است، شما باید روی خودتان کار کنید. شما باید به این باور برسید که کار شما مانند ورزش گروهی است و هم تیمی‌های شما گرچه عالی نیستند، اما باهوش و مسئولیت پذیر هستند.
♦ هوشیار باشید و فرصت‌های جدیدی را برای تفویض اختیار داشته باشید و این فرصت‌ها را با افرادی مطابقت دهید که از مهارت، رهبری و توانایی حل مسئله درستی برخوردار هستند.
♦ در مورد چگونگی اندازه گیری یا ارزیابی عملکرد توضیح واضحی ارائه دهید.
♦ هر مهلت یا مسئولیت باید به وضوح بیان شده و قابل درک باشد.
♦ به شخصی که به او اختیار داده‌اید این فرصت را بدهید که خلاقانه و مستقل فکر کند. در برابر ایده‌ها یا راه حل‌هایی که بر خلاف عمل معمول شما باشد مقاومت نکنید.
♦ پس از واگذاری، اطمینان حاصل کنید که پیشرفت را کنترل می‌کنید.
♦ هنگامی که همه چیز به پایان رسید، روند کار را مرور کنید و از افراد مرتبط بازخورد بگیرید.