وقتی که سند مالکیتی از بین برود، مثلاً دچار آتش سوزی و حریق گردد و اثری از آن باقی نماند یا گم شود، مالک می تواندبرای جلوگیری از سوء استفاده از سند گمشده ملک از اداره ثبت محل وقوع ملک، تقاضای صدور سند مالکیت المثنی نماید، در این صورت طبق ماده ١٢٠ اصلاحی آیین نامه قانون ثبت در موارد ذیل سند المثنی صادر می‌شود:
۱- در صورت مفقود شدن سند مالکیت
۲- در صورت از بین رفتن جزئی یا کلی سند مالکیت
۳- در صورتی که سند مالکیت نزد دیگری باشد و استرداد آن حتی با صدور اجرائیه مقدور نباشد.
- در مواردی که مالک به علت از بین رفتن یا گم شدن سند مالکیت، تقاضای صدور سند را نماید، باید موارد را کتبی اعلام و استشهادیه ای که به صورت فرم چاپی می باشد، تنظیم و به امضای حداقل سه نفر که هویت و امضای آنان به وسیله کلانتری محل یا یکی از دفاتر اسناد رسمی گواهی شده،به اداره ثبت تسلیم شود و اداره ثبت به وسیله بخش نامه ای فقدان سند را به دفاتر اسناد رسمی اعلام کند و پس از بخش نامه به درخواست متقاضی یک نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه هایی که آگهی ثبتی در آن درج می شود، آگهی نماید.
به این طریق و با اعلام به سازمان ثبت جلوی سوء استفاده از سند گمشده ملک گرفته می‌شود.